Restoranda gün sonu, açık kalan masa ve siparişleri kapatıp günün satışını ödeme türüne göre ayırmak ve kasadaki parayı bu rakamlarla karşılaştırmaktır. Kısaca: önce açık adisyonları ve kurye tahsilatlarını kapatın, sonra nakdi sayıp beklenen tutarla karşılaştırın, kartı POS gün sonuyla, yemek kartı ve platform siparişlerini ayrı ayrı kontrol edin. Fark varsa nedenini o gece bulun; ertesi sabah bulmak çok daha zordur.
Aşağıdaki sıra, salon ve paket servisi birlikte yürüten bir işletme için yazıldı. Yalnız tezgâhtan satış yapıyorsanız ilgisiz adımları atlayabilirsiniz.
1. Açık masa ve adisyonları kapatın
Kasa sayımına başlamadan önce satış kayıtlarının tamamlanmış olması gerekir. Açık kalan bir masa, sayımın daha baştan tutmaması demektir.
- Salon planında açık adisyon kalıp kalmadığına bakın. Müşteri gitmiş ama hesap kapanmamışsa nedenini garsona sorun: ödeme alındı da kayda mı geçmedi, yoksa ödeme hiç alınmadı mı?
- Hazırlanmış ama teslim edilmemiş paket ya da telefon siparişi var mı, kontrol edin.
- Ödemesi alınmış ama masada bekletilen hesapları kapatın.
Gün içinde açık kalan adisyon sayısı düzenli olarak yüksekse sorun gün sonunda değil servis düzenindedir; kimin hesabı kapatmaktan sorumlu olduğu netleşmelidir.
2. Kurye tahsilatlarını kasaya teslim alın
Kendi kuryesiyle çalışan işletmelerde nakit gün boyunca kuryenin cebinde dolaşır. Kurye vardiyasını bitirmeden:
- Kuryenin teslim ettiği siparişlerin listesini ve kapıda tahsil ettiği nakit toplamını çıkarın.
- Parayı sayarak teslim alın ve kasaya ekleyin.
- Kapıda kartla ödenen siparişlerin hangi POS cihazından çekildiğini kontrol edin; o cihazın gün sonuyla eşleşmesi gerekir.
Kurye parası kasaya girmeden yapılan sayım hep "eksik" görünür ve gerçek farkı gizler.
3. Nakdi sayın ve farkı hesaplayın
Nakit sayımının formülü basittir:
Beklenen nakit = açılış bakiyesi + nakit satışlar + kurye nakit teslimi − kasadan yapılan nakit ödemeler
Açılış bakiyesi, güne başlarken kasada bıraktığınız bozuk paradır (ör. her sabah aynı tutar). Bunu sabit tutmak sayımı kolaylaştırır. Sayımı yaparken:
- Banknot ve bozuk parayı ayrı ayrı sayın, toplamı yazın.
- Sayılan tutarı beklenen tutarla karşılaştırın. Aradaki fark kasa farkıdır.
- Küçük farklar yanlış para üstünden çıkabilir; büyük ya da her gün tekrar eden fark ise iptal, ikram ya da kayda geçmeyen bir satışa işaret eder.
- Ertesi günün açılış bakiyesini ayırın, kalanını kasadan alın ve bunu kayda geçirin.
Sayımı mümkünse iki kişi yapsın ya da en azından sayan kişi ile kasayı kapatan kişi kayıtta belli olsun.
4. Kart satışlarını POS gün sonuyla karşılaştırın
Programdaki kart satış toplamı ile bankanın POS cihazından alınan gün sonu fişi aynı olmalıdır. Birden fazla POS cihazı varsa her biri ayrı ayrı karşılaştırılır.
Tutmadığında en sık nedenler şunlardır: kartla çekilip programa nakit olarak girilen ödeme, iki kez çekilen kart, iptal edilip POS'ta iade edilmeyen işlem. Slipleri saklamak, ertesi gün bu farkı çözmeyi mümkün kılar.
Yazar kasa (ÖKC) kullanıyorsanız Z raporunu cihazdan almayı da gün sonu listenize ekleyin. Yasal yükümlülüklerinizle ilgili ayrıntıları mali müşavirinizle netleştirin.
5. Yemek kartı ve platform siparişlerini ayrı kontrol edin
Bu iki kalem kasaya nakit olarak girmez, ama paranın size ulaşması gecikmeli olduğu için ayrı takip edilmelidir.
- Yemek kartları: Multinet, Pluxee, SetCard gibi her kartın günlük toplamını ayrı not edin. Kart şirketinin ödemesi geldiğinde bu toplamlarla karşılaştırırsınız.
- Platform siparişleri: Her platformun sipariş adedini ve tutarını panelinizdeki kayıtla karşılaştırın. İptal ya da iade edilen siparişleri ayrıca işaretleyin. Platform siparişlerinin günlük kontrolü için Yemeksepeti ve Trendyol Siparişleri Tek Ekranda rehberine bakabilirsiniz.
6. İptal ve ikramları gözden geçirin
Gün sonu raporunda iptal ve ikramlar ayrı bir bölüm olarak okunmalıdır. Bakmanız gerekenler:
- Günün toplam iptal ve ikram tutarı olağan seviyede mi?
- İptaller belirli bir kullanıcıda, belirli bir saatte ya da belirli bir üründe yoğunlaşıyor mu?
- İkramın gerekçesi belli mi (bekleyen müşteri, hatalı sipariş, düzenli müşteri)?
Kasa farkı ile iptal-ikram listesi birlikte okunduğunda sorunların çoğu kendiliğinden ortaya çıkar.
7. Gider ve avansları kaydedin
Gün içinde kasadan çıkan her kuruşun kaydı olmalı: pazardan alınan sebze, tüp, kargo ücreti, çalışana verilen avans. Bunlar kayda geçmezse nakit eksik görünür ve gerçek kasa farkı anlaşılamaz. Fişi ya da makbuzu kasanın yanında bir zarfta toplamak basit ama etkili bir yöntemdir.
8. Raporu saklayın
Gün sonu raporunu, sayım sonucunu ve varsa fark açıklamasını aynı yerde saklayın. Haftalık ve aylık karşılaştırma, tek günün rakamından çok daha fazlasını söyler: hangi gün kasa sürekli eksik, hangi vardiyada iptal fazla, hangi ödeme türü büyüyor.
Vardiyalı işletmede vardiya kasası
Gün içinde kasa birden fazla kişiye geçiyorsa her vardiya kendi kasasını kapatmalıdır. Vardiya değişiminde çıkan kişi sayım yapar, gelen kişi açılış bakiyesini kontrol edip devralır. Böylece fark çıktığında hangi vardiyada oluştuğu bellidir; gün sonunda tek bir toplam farkla kimsenin sorumlu tutulamaması durumu yaşanmaz.
Sık yapılan hatalar
- Açık masa varken sayıma başlamak: Rakamlar baştan tutmaz, fark yanlış yerde aranır.
- Kurye parasını ertesi güne bırakmak: Bir günün kasası iki güne yayılır, hiçbir gün tutmaz.
- Açılış bakiyesini her gün değiştirmek: Beklenen tutar hesabı karışır.
- Kasadan çıkan gideri kaydetmemek: Gerçek bir eksik ile kayıtsız bir alım ayırt edilemez.
- Herkesin aynı kullanıcıyla çalışması: İptal ve ikramın kimden çıktığı bulunamaz.
- Farkı "yarın bakarız" diye geçmek: Bir gün sonra kimse o gecenin ayrıntısını hatırlamaz.
Sık sorulan sorular
Restoran kasa sayımı ne kadar sürer?
Kayıtlar gün içinde düzgün tutulduysa nakit sayımı ve karşılaştırma genellikle kısa sürer. Uzun süren gün sonlarının nedeni çoğu zaman sayım değil, gün içinde kayda geçmeyen işlemlerin akşam toplanmaya çalışılmasıdır.
Kasa farkı çıktığında ne yapmalıyım?
Önce açık adisyon, kurye teslimi ve kaydedilmemiş gider olup olmadığına bakın. Sonra kartla çekilip nakit girilen ödeme var mı, kontrol edin. Fark hâlâ açıklanamıyorsa tutarı ve tarihi not edin; tekrar eden farklar bir örüntü gösterir.
Yemek kartı tahsilatı kasaya dahil edilir mi?
Satış olarak günün raporuna dahildir, ama nakit sayımına girmez. Ayrı bir kalem olarak tutulmalı ve kart şirketinin ödemesiyle sonradan karşılaştırılmalıdır.
Gün sonu raporunu kim almalı?
Kasayı kapatan kişi alır, ama işletme sahibinin de her gün kısa bir göz atması gerekir. Raporu yalnız çalışana bırakmak, sorunların geç fark edilmesine yol açar.
İrensoft Restoran ile
İrensoft Restoran'da gün sonu raporu ve kasa sayımı tek ekrandadır: nakit, kart, yemek kartı ve veresiye ayrı ayrı görünür, vardiyalı çalışıyorsanız her vardiyanın kasası ayrı kapanır. Kendi kuryelerinizin topladığı tutar vardiya sonunda kasaya teslim edilir; kimin elinde ne kadar para olduğu bellidir. Her çalışan kendi PIN'i ile girer, iptal ve ikramlar kim tarafından yapıldığıyla birlikte kayıtta kalır. Gün sonu raporu ayarladığınız saatte telefonunuza SMS ile kısa link olarak gelir. Ayrıntılar için masa ve adisyon takibi ve paket servis programı sayfalarına bakabilir, paketleri inceleyebilirsiniz. 14 gün ücretsiz deneyin.